如何提高PPT的設(shè)計(jì)效率

PPT是很多職場(chǎng)人的困擾，總為它“勤奮”加班。那么該如何學(xué)習(xí)巧妙“偷懶”，擺脫孤身落寞無(wú)休止加班呢？就是今天要和大家討論的。

其實(shí)對(duì)于剛?cè)肟覲PT的我來(lái)說(shuō)，最難的是拿到內(nèi)容無(wú)從下手。我懂得欣賞，但不懂得如何視覺(jué)表達(dá)它。于是搜遍各大素材網(wǎng)，套用各種素材模板。付出了我很多“勤奮”，逐漸發(fā)現(xiàn)...我的“勤奮”，并沒(méi)有讓我的工作質(zhì)量得以保證。發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的工作方式不僅讓我無(wú)休止加班，還讓我工作拖延懈怠。

才真正意識(shí)到：

正確的工作方式，才是提高工作效率最行之有效的“偷懶”方式。

剛工作的我是個(gè)笨人。因?yàn)橐粋€(gè)LOGO調(diào)換位置的問(wèn)題，硬是耗了大半個(gè)小時(shí)調(diào)整了幾百頁(yè)幻燈片。因?yàn)橐囊粋€(gè)錯(cuò)別字，反復(fù)對(duì)幻燈片字字檢查。當(dāng)我了解到PPT中有母版，有替換文字這個(gè)東西時(shí)，才醒悟······耗費(fèi)我的不單只是時(shí)間精力這么簡(jiǎn)單。最重要的是我沒(méi)有一個(gè)會(huì)解決麻煩問(wèn)題的思維意識(shí)。做了很多無(wú)用功，還洋洋得意誤以為是“認(rèn)真勤奮”。

先帶大家看幾個(gè)PPT制作場(chǎng)景，看看自己有怎樣的解決思路。

====== 情景一 ======

老板突然給了大段PPWord，需要馬上用，這時(shí)候我們?cè)撛趺醋觯?/span>

有伙伴可能會(huì)說(shuō)：“趕緊找個(gè)合適的圖表套進(jìn)去唄！”當(dāng)你在尋找一個(gè)精美又合適圖表的時(shí)候······我的四步后已經(jīng)完成。

不用找尋多么精美的圖表，做出來(lái)看上去也沒(méi)有那么糟糕嘛。那我是怎么做的呢？我只用了一個(gè)PPT自帶圖形——SmartArt。

第一步：設(shè)置級(jí)別

首先要理清邏輯關(guān)系，是并列關(guān)系，總分關(guān)系，還是遞進(jìn)關(guān)系呢？然后對(duì)內(nèi)容進(jìn)行級(jí)別設(shè)置，說(shuō)白了就是大標(biāo)題，小標(biāo)題，以及正文的設(shè)置。

兩種方式設(shè)置級(jí)別。

1）Tap鍵。

2）開(kāi)始菜單欄的提高列表級(jí)別鍵。

一級(jí)頂格不用管，二級(jí)開(kāi)始依次遞增按鍵次數(shù)。

（二級(jí)按一次，三級(jí)按兩次...）

第二步：一鍵轉(zhuǎn)換

選中內(nèi)容——鼠標(biāo)右鍵——轉(zhuǎn)換為SmartArt——其他SmartArt圖形。

可以看到在選擇SmartArt圖形中，左側(cè)有很多邏輯關(guān)系的分類。選擇好適合內(nèi)容的邏輯關(guān)系。

選好圖表點(diǎn)擊確定后，文字瞬間轉(zhuǎn)換圖表形式。

第三步：局部調(diào)整

轉(zhuǎn)換后建議先調(diào)整大小，細(xì)微調(diào)整可以按兩次Ctrl+Shift+G解組。變成單獨(dú)的形狀，再次進(jìn)行調(diào)整。

這里對(duì)字體，字號(hào)，對(duì)齊方式，顏色都進(jìn)行了簡(jiǎn)單調(diào)整。

通常這樣一個(gè)簡(jiǎn)單又專業(yè)的幻燈片就做好了。完成這些步驟只需要你對(duì)PPT的操作熟練度。如果需要幻燈片更完美，可以來(lái)做第四步。

第四步：深層修飾

找張和主題相符的圖片，對(duì)它進(jìn)行效果處理。格式菜單欄中將圖片重新著色灰，并且用藝術(shù)效果虛化了它，最后置于底層。

尋找圖片可能是我唯一需要尋找的東西，如果是經(jīng)常制作PPT。根據(jù)內(nèi)容一定可以在你素材庫(kù)中找到合適的圖片。

發(fā)現(xiàn)套路了么？也僅僅是設(shè)置級(jí)別——一鍵轉(zhuǎn)換——局部調(diào)整——深層修飾，這四步。在緊急時(shí)候能快速實(shí)現(xiàn)，平時(shí)一樣可以用它“偷懶”。

====== 情景二 ======

如果做一份自我介紹PPT的工作經(jīng)歷呢？一堆素材，會(huì)有怎樣的制作想法？

通過(guò)套路：

1）設(shè)置級(jí)別。

2）鼠標(biāo)右鍵選擇適合遞進(jìn)關(guān)系的圖表。

3）簡(jiǎn)單調(diào)整。

修飾圖片。

選中照片——格式菜單欄——裁剪——縱橫比1：1——調(diào)整。

裁剪——裁剪為形狀——設(shè)置圖片格式——線條實(shí)體——設(shè)置顏色寬度。

一個(gè)工作經(jīng)歷就完成了。

4）深層修飾，效果是不是更棒？

====== 情景三 ======

快速快速做出一個(gè)架構(gòu)圖呢。

1）設(shè)置級(jí)別。

2）一鍵轉(zhuǎn)換，選擇適合圖表。

3）簡(jiǎn)單調(diào)整。

4）深層裝飾。

====== 情景四 ======

快速做出一個(gè)圖文排版呢，你會(huì)怎么做？

1）我將所有圖片選中，在格式菜單欄選擇圖片版式。

2）一鍵轉(zhuǎn)換，文本調(diào)整。

兩步就完成了一張圖文排版，當(dāng)然可以添加背景。

3）背景修飾。

這里只是舉個(gè)例子，你可以拓展更多。

運(yùn)用到匯報(bào)中公司主要領(lǐng)導(dǎo)介紹，景點(diǎn)介紹，學(xué)校介紹，作品產(chǎn)品介紹等等圖文排版。

====== 情景五 ======

熟練后甚至可以不按套路出牌。比如以下內(nèi)容，我們可以利用SmartArt做出自己需要的圖文排版。

插入的多圖排版也許不是你想要的。那么可以選擇解組后變?yōu)樾螤?，單?dú)填充。

這里我把其他圓插入標(biāo)識(shí)數(shù)字，變換一種風(fēng)格。

添加背景。

有了創(chuàng)新的意識(shí)，我們繼續(xù)升級(jí)。

====== 情景六 ======

在SmartArt中，發(fā)現(xiàn)創(chuàng)意齒輪，來(lái)轉(zhuǎn)換模式1234。接下來(lái)可能是遇到問(wèn)題了。因?yàn)橛腥齻€(gè)齒輪，所以只顯示了三個(gè)，怎么辦?

簡(jiǎn)單~兩次Ctrl+Shift+G解組，自行復(fù)制調(diào)整。

做出這樣沒(méi)問(wèn)題吧。

添加背景。

====== 情景七 ======

既然可以拆開(kāi)單獨(dú)使用元素。腦洞大開(kāi)試試。

依然是一大段圖文，在圖片版式中發(fā)現(xiàn)了圓圈圖形。其實(shí)并不覺(jué)得這個(gè)排版有多好看。

但我利用SmartArt做出了這樣的效果。

圖片用藝術(shù)效果進(jìn)行了裝飾。

====== 總結(jié)下 ======

其實(shí)通過(guò)用SmartArt快速實(shí)現(xiàn)PPT圖表的“偷懶”方式，是想告訴大家：

人和人最大差距是思維方式。當(dāng)遇到麻煩問(wèn)題時(shí)，聰明人一定是找“捷徑”。提高效率的“偷懶”方式，還是需要用正確的工作方式。同時(shí)給大家拓展PPT制作的新思路。在工作過(guò)程中，要學(xué)會(huì)用一些“小心機(jī)”。

只要套路使用對(duì)，很多軟件應(yīng)用都堪稱神器。也建議大家要善用一些好的插件提高效率。用一些專業(yè)靠譜網(wǎng)站提高自己制作的效率。畢竟誰(shuí)都不是全能，不可能精通所有領(lǐng)域。用專業(yè)靠譜的神器去快捷你的工作。一定是比費(fèi)時(shí)費(fèi)力的“勤奮”更為重要。

注：使用的是PowerPoint2016。

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