我是如何一天完成100頁PPT的？|經(jīng)驗分享

2016-11-13 銳普演示

越到年終，大家越怕整理資料表格做PPT，但工作就是工作，必不可少遇到很多意外：

　　比如，今年給你一份文檔，明天讓你做成PPT交上去；或者是明天Boss演講在即，交代的PPT一直做得不好，這個時候怎么辦？

　　今天分享來源于演界網(wǎng)設(shè)計師，銳普認(rèn)證設(shè)計師強尼一天設(shè)計完成100頁PPT的經(jīng)驗，希望對你有所借鑒意義。

本文所闡述的部分經(jīng)驗需要你從現(xiàn)在開始練習(xí)鍛煉，方能在未來某一天達(dá)到強尼的水平。

我是如何一天完成100張PPT的？

　　01

明確需求，有的放矢

或許很多小伙伴都聽過5W2H分析法。所謂的5W2H分析法，就是WHAT、WHY、WHEN、WHERE、WHO、HOW、HOW MUCH。

　　這一套分析法最大的好處就是彌補考慮問題的疏漏。從而可以準(zhǔn)確界定問題，把握事件本質(zhì)，易于理解。

　　那么，究竟如何將這套分析法貫徹到制作幻燈片任務(wù)中呢？

01 . What—是什么PPT？

　　這個問題看起來稀疏平常，但是卻是一切的根源。它最起碼包括兩個方面：PPT風(fēng)格、PPT尺寸。

　　PPT風(fēng)格旨在幫助你掌握對任務(wù)包最初的印象，從而更好的把控。而PPT尺寸在是為了讓你的作品達(dá)到最佳的播放效果。

因此，收到100+的PPT任務(wù)包的時候，我立刻對這兩個方面與需求方進(jìn)行了討論。

最后得出結(jié)論：關(guān)于風(fēng)格，要體現(xiàn)出禪意。而對于尺寸，沒有過多要求，能播放就可以。基于得來的信息，不斷的對自己提問：禪意可以使用的風(fēng)格是什么？比較好做的尺寸是什么？

最終，確定了使用中國風(fēng)的風(fēng)格，而幻燈片采用16:9的尺寸進(jìn)行制作。

關(guān)于如何確定PPT風(fēng)格，首先要了解當(dāng)下最基本的三種風(fēng)格：

　　（商務(wù)風(fēng)-插圖-源于強尼）

商務(wù)風(fēng)：顧名思義就是用于商務(wù)活動，常常表現(xiàn)出簡約、大氣的視覺效果。

（中國風(fēng)-插圖—源于一茶）

中國風(fēng)：多用于傳統(tǒng)文化宣傳等場合，常常使用水墨等元素。

　　

　　（黨政風(fēng)-插圖—源于雄獅之心）

黨政風(fēng)：經(jīng)典的紅加黃配色，以嚴(yán)謹(jǐn)著稱，莊嚴(yán)氣象非常濃厚。

基于這三種風(fēng)格的認(rèn)知，結(jié)合禪意的需求，最終確定使用中國風(fēng)的風(fēng)格。而關(guān)于幻燈片尺寸，則包括16:9以及4:3兩種。而目前，主流采用寬屏尺寸較多。

　　

　　（幻燈片尺寸說明-插圖—源于強尼）

由于自身經(jīng)常制作16:9尺寸的幻燈片，對這一尺寸比較擅長。因此，在需求方不做特殊要求的情況下，我決定剛才用16:9尺寸。

02 . Who—誰來做？

有些時候，由于時間緊任務(wù)重，一份PPT可能并不是由你來全全負(fù)責(zé)。很可能你負(fù)責(zé)一部分，而其他人負(fù)責(zé)其他部分。

（插圖來源于網(wǎng)絡(luò)）

如果有其他同事幫忙一起負(fù)責(zé)，那你一定要注意：保持溝通！保持溝通！保持溝通！

千萬不要因為雙方信息不對稱，導(dǎo)致最后風(fēng)格迥異，回爐再造。所以，當(dāng)確定好基本的風(fēng)格和尺寸后，要確定好是否自己是唯一負(fù)責(zé)人。

不幸的是，這100+的任務(wù)包唯一負(fù)責(zé)人就是我。雖然沒有了溝通的成本，卻增加了需要自身完成的任務(wù)量。

03 . When—任務(wù)期限是什么？

　　（插圖來源于網(wǎng)絡(luò)）

無論是PPT也好，還是其他事情也罷，一定要有時間意識，問清楚最后任務(wù)需要什么時間提交。很多新人沒有這個意識，最后導(dǎo)致逾期交付或者最后期限前，加班加點。

很多事情，你不主動問，別人也不會告訴你，不明確截止時間，受苦受難的還是你。

當(dāng)然了解到截止時間，可能意味著幸福，也可能像我一樣，只有1天的有效時間去制作。

04 . Where—重點美化地方是什么？

（插圖來源于網(wǎng)絡(luò)）

問清楚自己的領(lǐng)導(dǎo)或者需求方，那些頁是需要重點美化的，要保證重點美化的地方設(shè)計感和邏輯性兼顧，給人眼前一亮。

如果沒有特殊要求，一般需要重點美化的地方就只有：封面、目錄以及過渡頁。

明確這一原則的意義就在于，能夠?qū)㈩I(lǐng)導(dǎo)或者需求方的最想要表現(xiàn)的觀點，借用可視化的力量，達(dá)到完美展現(xiàn)。

當(dāng)然，還有一點，就是當(dāng)面臨像我一樣時間如此緊張，而任務(wù)量如此龐大的時候?？梢宰龅?，點面結(jié)合，將力量集中于點上，而面上只要過得去就可以了。

05 . Why—目的是什么？

（插圖來源于網(wǎng)絡(luò)）

PPT的主要目的包括兩個方面：演講型和學(xué)習(xí)型

演講型就是經(jīng)常大家看到的一些發(fā)布會上使用的PPT，或者各大商業(yè)論壇分享中使用的PPT。這種PPT一般使用的是少即是多的原則，力求信息高度濃縮。

而學(xué)習(xí)型，最佳代表作就是老師上課用的幻燈片。這種PPT用于知識的傳遞，要保證信息的完整性。

制作演講型PPT的時候，允許你進(jìn)行必要文字的刪減。而學(xué)習(xí)型PPT，則一般要讓你保證文字的完整性。

而還要注意一點，學(xué)習(xí)型的PPT的制作難度相對于演講型來說，要小一些。因此，當(dāng)溝通得到的消息稱，這次幻燈片適用于學(xué)習(xí)交流時，我的內(nèi)心是小幸福的。

一方面我不需要大篇幅的整理邏輯，而另一方面我還可以減少很大程度的內(nèi)頁美化的難度。

06 . How Much—美化程度？

（插圖來源于網(wǎng)絡(luò)）

這個問題的拋出，意義就在于讓你知道每一頁你需要花費多大的心血和力氣去做優(yōu)化。

剛才的WHERE原則你已經(jīng)知道你需要注意的點是什么，那么面上，你需要做到程度，就需要這個原則來幫助你確定了。

如果沒做好這個原則，那你可能面臨的就是發(fā)布會級別的幻燈片內(nèi)頁要求，而你卻做出了日常公司內(nèi)部交流級別的視覺效果。

而若問清楚了，你就會明確目標(biāo)，結(jié)合WHERE原則，真正做到點面結(jié)合。

07 . How —如何實施？

（插圖來源于網(wǎng)絡(luò)）

這里指的實施，是指你如何經(jīng)營時間，管理時間。如何將我們的時間，明確的分配出去。

一個好的時間管理計劃，應(yīng)該結(jié)合自我認(rèn)知以及最終需求，從而更明確的去制作PPT乃至做事。

而這次我對于自己100+的任務(wù)包，就采取了封面+過渡頁+目錄占用40%的時間，而其余內(nèi)頁占據(jù)60%的時間來進(jìn)行規(guī)劃。

而在制作過程中，根據(jù)自己的進(jìn)度，還要隨時進(jìn)行調(diào)整自我的計劃。

　　02

套路&創(chuàng)意

所謂的套路，就是說你要學(xué)會去嵌套模板。而所謂的創(chuàng)意，就在于你要學(xué)會使用創(chuàng)意。

學(xué)會套路，可以讓你花費少的時間去完成大量的任務(wù)。而創(chuàng)意則是讓你使用比較多的時間去美化重點需要優(yōu)化的內(nèi)容。

如何做到套路和創(chuàng)意兼顧，這往往是需要你自己的日積月累。

01 . 套路

（PPT素材庫—時尚風(fēng)）

（PPT素材庫—學(xué)術(shù)風(fēng)）

（PPT素材庫—簡約風(fēng)）

建立專屬的PPT素材庫，不要只是將一大堆模板或者圖表下載下來，而不做整理。

只有整理，才能讓你結(jié)構(gòu)化把握自己擁有的資源，從而更好的利用資源。當(dāng)然劃分的標(biāo)準(zhǔn)，是由你決定的，只要你能夠理解劃分的邏輯就可以了。

02 . 創(chuàng)意

（來自于個人花瓣）

如上，也是建立自己的靈感庫。要將功夫做到平時，日常多搜集一些認(rèn)為好的視覺或者資料。然后，一定要記住一件事情：進(jìn)行整理！進(jìn)行整理！進(jìn)行整理！

最后，在我日常積累的素材庫&靈感庫幫助下。

我將創(chuàng)意運用到40%的美化重點中，盡可能追求視覺效果。而對于60%的內(nèi)頁，我則最大程度使用套路，達(dá)到一定美觀程度同時，也盡可能縮短我的制作時間。

　　03

保持溝通，降低錯誤成本

（圖片來源于網(wǎng)絡(luò)）

強調(diào)溝通交流，并不僅僅意味著剛才所說的，與同事的交流。更意味著，你要與領(lǐng)導(dǎo)或者需求方，進(jìn)行一定頻率的交流和溝通。

有兩個方面需要你注意：

　　01 . 對你目前完成進(jìn)度進(jìn)行匯報

當(dāng)你的制作成果達(dá)到某個重要節(jié)點時，你就應(yīng)該第一時間告訴你的需求方或者領(lǐng)導(dǎo)，讓他知曉你的進(jìn)度。比如說，當(dāng)你做完任務(wù)的一半的時候，你就可以告訴需求方。

02 . 對于制作過程中的困惑和問題進(jìn)行咨詢

有問題就要問出來，不要埋著頭傻做。不出問題則已，出了問題，背鍋的是你，受苦的更是你。

特別說明的一點，這兩個方面往往不是孤立的。將兩個方面相互結(jié)合起來，可以最大可能的讓你的郵件或者溝通，看起來不那么功利色彩以及機械化。

如果郵件，你可以采用這樣的方式：

領(lǐng)導(dǎo)，好

如附件，是XX的項目PPT

當(dāng)前，已經(jīng)美化的部分如下：

1.XXXXXX

2.XXXXXX

另外有一些小的問題需要和您確認(rèn)：

1.XXXXXX

2.XXXXXX

如有問題，隨時保持溝通。

以上，請您知悉！

　　04

糾錯核查，做好最后一班崗

（圖片來源于網(wǎng)絡(luò)）

即使時間緊急，也要進(jìn)行核查，爭取減少一些不必要的錯誤。或許，就是因為你一個不經(jīng)意的錯誤。你加班加點趕出來的幻燈片，在領(lǐng)導(dǎo)或者需求方看來，一文不值。

推薦采用的方式就是將資料打印出來進(jìn)行核對。

通過紙質(zhì)版本與電腦版本進(jìn)行對比，最大可能的找出錯誤。這種方式有一個最大的好處就是，方便標(biāo)記，提高校對的效率，從而解決時間成本。

后記：

關(guān)于我制作的100張PPT，由于機密性，在這里給大家展示我經(jīng)過修改的版本。當(dāng)然，100頁有很多排版差不多的，我不是超人，我沒有特異功能。

　　

　　“你有過哪些驚心動魄做PPT的經(jīng)歷？”

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種一棵樹最好的時間是十年前，其次是現(xiàn)在。